fbpx

Jak zarządzać czasem, żeby zwiększyć produktywność ?

[ 2 października 2018 ]

Bez względu na branżę i to czym się zajmujesz w pewnym momencie może dojść do sytuacji niedoboru czasu. Z dnia na dzień obowiązków przybywa, a Ty masz powoli dosyć ponieważ nigdy nie masz wystarczającej ilości czasu. Podczas codziennego dnia trzeba przepracować od 6 do 8 godzin, zrobić zakupy, ugotować posiłki na cały dzień, ogarnąć dom, zrobić pranie, wyjść z psem, nakarmić królika, pobawić się z dziećmi, spędzić czas z żoną…a przecież doba ma tylko 24 godziny ! A gdzie miejsce w tym wszystkich na takie rzeczy jak obejrzenie filmu, wyjście do kina, granie na konsoli, przeczytanie książki, odwiedzenie znajomych lub rodziny, sport, hobby ? Nie daj boże po drodze wypadnie coś nagłego typu wizyta u lekarza, fryzjer, przegląd w aucie, wizyta w Urzędzie. I tym sposobem Twój czas kurczy się tak bardzo, że doba dla Ciebie ma nie 24 godziny, a 2 godziny.

Jak zatem poradzić sobie z niedoborem czasu ? Jak pogodzić pracę, z życiem osobistym i rodzinnym ? Czy faktycznie w Twoim napiętym harmonogramie nie ma czasu na spontaniczne rzeczy typu dłuższy spacer czy nieplanowany wypad na piwo ?  Czy istnieje jakaś złota recepta ? Niestety nie. Ale w tym artykule postaram się dać Ci kilka wskazówek na to jak rozsądniej gospodarować czasem, dzięki czemu jesteś w stanie dziennie zaoszczędzić cenne godziny, które śmiało możesz przeznaczyć na inne cele.

I nie chodzi tutaj o rezygnowanie z rzeczy, które sprawiają Ci przyjemność. Jeśli lubisz jeździć na rowerze ale w głębi ducha za każdym razem czujesz wyrzuty sumienia, że marnujesz czas, to zmień swój tok myślenia.  Pamiętaj, że życie nie polega tylko na pracy i siedzeniu przed komputerem. Musisz znaleźć równowagę między pracą, hobby, a obowiązkami.

 

Narzędzia i nawyki podwyższające produktywność w pracy

To jak pracujesz ma znaczący wpływ na Twoją wydajność. Dlatego też porady zaczniemy od tego punktu. Okazuje się, że tak błahe czynności jak maile czy rozmowy telefoniczne są w stanie zabrać Ci cenny czas podczas pracy. O to kilka zasad dobrze zorganizowanej pracy :

 

Inbox zero

To banał ale to jak zarządzasz swoją skrzynką mailową ma znaczący wpływ na Twoją wydajność. Trzymanie się zasady, żeby w Twojej skrzynce nie było nieprzeczytanych maili sprawdza się bardzo dobrze. Dlatego staraj się załatwiać najważniejsze maile na bieżąco, a te mniej ważne oznaczać w odpowiedni sposób np. do zrobienia. Grupuj maile w odpowiednio nazwanych folderach np. rozwiązane, do rozwiązania, zamówienia itd. Dzięki temu o wiele szybciej będziesz w stanie odszukać odpowiedniego maila.

Następna sprawa jeśli chodzi o maile to wyznacz sobie czas, który poświęcasz na odpisywanie. Błędem jest co 10 minut zaglądanie do skrzynki. Wyznacz sobie zasadę, że odpisujesz zaraz z rana na zaległe maile, a potem sprawdzasz np. o 10 czy przyszło coś nowego.

Oszczędzasz: do 10 minut dziennie

 

 

Ułóż sobie harmonogram zadań

Czy miałeś kiedyś dzień, że zaczynasz pracę, siadasz przy biurku i nie wiesz za co masz się zabrać. Myślisz czy dziś zrobić projekt ulotki czy może zacząć logo. Tymczasem uciekają cenne minuty. Dobrym nawykiem jest dzień wcześniej pod koniec dnia pracy zaplanowanie sobie zadań na następny dzień. Dzięki temu od razu z rana przy świeżym umyśle zaczynasz wykonywać zadanie. Nie tracisz czasu na rozplanowanie dnia pracy. Zadania układaj w kolejności od najtrudniejszego i najważniejszego po te mniej ważne. Pamiętaj jednak, że układając taki harmonogram nie przesadzić z ilością zadań. Lepiej jest skończyć wcześniej niż później siedzieć do oporu, żeby tylko zamknąć harmonogram. Do stworzenia harmonogramu polecam program Nozbe.

Oszczędzasz: do 20 minut dziennie

 

 

Wyłącz rozpraszacze

Korzystanie z Facebooka, Instagrama czy Youtuba podczas pracy to jeden z najważniejszych pożeraczy czasu , który ma wpływ na Twoją produktywność. Te wszystkie filmiki oraz zdjęcia, które oglądasz zabierają Ci dziennie mnóstwo cennych minut. Wyłącz w swoim komputerze oraz telefonie wszystkie powiadomienie, tak żeby nie kusiło obejrzeć kto dodał właśnie nowe zdjęcia czy relację na Facebooku. Jeśli nie potrafisz sobie z tym poradzić zainstaluj program, który śledzi czas, który poświęcasz na pracę, a ile na media społecznościowe.

Oszczędzasz: 30 minut dziennie

 

 

Wykorzystaj chmurę

Pracując przy komputerze warto korzystać z dostępnych narzędzi w chmurze. Daje to niesamowitą wygodę i dostęp z każdego miejsca. Nawet jeśli przyjdzie Ci pracować na innym komputerze lub w innym miejscu masz zawsze wszystko dostępne. Kolejną przewagą chmury jest fakt, że w razie awarii dysku, Twoje notatki nie przepadną. Do notatek polecam program Evernote, a do większych plików sprawdzi się Dropbox lub Dysk Google.

Oszczędzasz: około 30 minut miesięcznie

 

 

Czytanie artykułów

Podobna historia jak w punkcie o nie przeglądaniu Facebooka podczas pracy. Tutaj jednak mówimy o czytaniu wiadomości, przeglądaniu branżowych portali. Wiadomo, że dobrze jest wiedzieć co dzieje się w kraju lub w Twojej branży dlatego czytanie wartościowych artykułów jest jak najbardzie w porządku. Jednak pomyśl ile czasu schodzi Ci dziennie na przewertowanie kilku lub kilkudziesięciu ulubionych źródeł. Dlatego też wykorzystaj moc jaką dają czytniki RSS i program Feedly. W tej małej aplikacji segregowanie tego co chcesz przeczytać jest o wiele szybsze.

Oszczędzasz: 15 minut dziennie

 

 

Rozpoczynaj pracę jak na etacie

Pracując jako freelancer nie raz ulegniesz pokusie dłuższego spania czy rozpoczęcia pracy codziennie o innej godzinie. Niestety taki tryb pracy nie sprawdza się na dłuższą metę. Lepiej jest przyjąć stały tryb pracy gdzie o określonej godzinie musisz wstawić się gotowy do działania. Dlatego wyznasz sobie godzinę o której zaczynasz i o której kończysz. Po za tymi godzinami praca Cię nie obchodzi i jesteś z niej wyłączony. Nie pozwól sobie na odstępstwa od tej reguły i uświadom swoich bliskich oraz znajomych, ze w tych godzinach jesteś w pracy. Często bowiem bliscy i znajomi myślą, że jak prowadzi się własną firmę to można pracować kiedy i ile się chcę. Dlatego też w godzinach pracy ogranicz telefony od rodziny do minimum. Nie pozwól na odwiedziny w tych godzinach.

Oszczędzasz: 45 godzinę dziennie

 

 

Nawyki podwyższające produktywność w życiu codziennym

 

Zakupy

Codzienne robienie zakupów potrafi zabrać z naszego dnia mnóstwo czasu oraz energii. Jest to jedna z czynności na którą tracimy dziennie czasem nawet kilka godzin. Korki, kolejka w kasie to wszystkie czynniki, które możesz zredukować. Po pierwsze rób zakupy raz w tygodniu. Pomoże Ci w tym ułożenie tygodniowego jadłospisu. Wystraszy rozpisać co będziesz jadł w jaki dzień tygodniu na śniadanie, obiad i kolacje. Dzięki temu będziesz wiedział do jakiego masz sklepu jechać, jakie kupić ilości. Nie będziesz dziennie zastanawiał się co dziś ugotować i gdzie to kupić. Nie będziesz dziennie błądził w sklepie między półkami w poszukiwaniu produktów. Będziesz miał ułożoną listę zakupów, której musisz się trzymać. Dzięki temu nie wydasz też pieniędzy na produkty, których wcale nie potrzebujesz. Pamiętaj również, że większość zakupów można dziś kupić przez Internet np. w Tesco. Unikniesz stania w korkach i kolejce.

Oszczędzasz: od 1 do 2 godzin dziennie

 

 

Gotowanie

W nawiązaniu do poprzedniego punktu to lista posiłków znacznie ułatwi Ci gotowanie. Powtarzający się jadłospis np. co miesięczny wyrobi w Tobie nawyki, które sprawią, że przygotowywanie posiłków będzie o wiele szybsze. Warto również tak układać jadłospis, by gotować na kilka dni od razu. Pamiętaj, że wiele posiłków można zamrozić i odgrzać bez problemu za parę dni. Opcja dla nieco bardziej zamożnych to zainteresowanie się dietami pudełkowymi. Codziennie dostarczane są pod Twoje drzwi posiłki na cały dzień. Jesz zdrowo, nie tracąc przy tym czasu na przygotowywanie. Niestety opcja ta trochę kosztuje.

Oszczędzasz: 40 minut dziennie

 

 

Sprzątanie

Jeśli chodzi o sprzątanie, to bieżące sprzątanie po sobie znacznie skraca czas sprzątania. Sprawia, że w mieszkaniu nie robi się tak szybko bałagan. Na bieżąco chowaj buty,kurtki, wyrzucaj papierki, ścieraj kran, posprzątaj blat w kuchni po posiłku itd. Wyznacz sobie jeden dzień w tygodniu na sprzątanie. To co można to zautomatyzuj czyli kup zmywarkę oraz odkurzacz, który sam sprząta. Naprawdę wielu nadal nie potrafi przekonać się do tego urządzenia tymczasem oszczędza ono niesamowicie czas. Zamiast odkurzania w tym samym czasie możesz ogarnąć resztę mieszkania.

Oszczędzasz: 1 godzinę tygodniowo

 

 

Rutyna

Nawyki, nawyki, nawyki. Robienie konkretnych rzeczy o konkretnych godzinach. Brzmi nudno, prawda ? Jednak rutyna może Ci nieco pomóc. Ustalenie z góry harmonogramu na cały tydzień znacznie poprawia przepływ obowiązków. Wyznacz sobie, że w sobotę robisz zakupy i sprzątasz, w poniedziałek zajmujesz się ogródkiem, a wtorek to czas na pranie. Dzięki temu kolejne dni mogą być na nieco przyjemniejsze rzeczy jak hobby, czytanie książki , oglądanie seriali czy spacer. Dzięki wyznaczeniu konkretnych dni będziesz wiedział ile czasu zajmuje dana czynność co znacznie ułatwi zarządzanie czasem.

Tym tokiem myślenia możesz zaplanować inne czynności typu fryzjer w ostatni poniedziałek miesiąca, telefony do rodziny co drugi dzień. Oczywiście nie należy tu popadać w skrajność bo jak wiadomo nie jesteśmy robotami i czasem w naszym życiu musi być nieco spontanicznie.

Oszczędzasz: 1 godzinę miesięcznie

 

 

Łączenie obowiązków

Staraj się połączyć ze sobą rzeczy, które można robić jednocześnie w tym samym czasie. W czasie dojazdu do pracy możesz czytać książkę lub słuchać audiobooka. Jeśli jesteś na basenie i blisko mieszka Twoja rodzina warto ją odwiedzić. Jeśli gotujesz lub sprzątasz możesz słuchać podcastu.

Oszczędzasz: 1 godzinę miesięcznie

 

 

Nie musisz wszystkiego

Często chcemy za dużo na raz, w efekcie czego często wszystko robimy po łebkach. Musisz ustalić sobie w swoim życiu priorytety i ustalić co jest dla Ciebie naprawdę ważne. Zrezygnuj z rzeczy, które nie dają Ci żadnych korzyści. Wybieraj to, co sprawi, że będziesz szczęśliwy. Czasem, warto sobie odpuścić robienie czegoś na rzecz po prostu wolnego czasu. Nie musisz ciągnąć wszystkich srok za ogon. Skup się na paru rzeczach niż na dziesięciu. Pracuj tylko tyle ile trzeba, nie naciągaj kolejnych godzin na siedzenie w pracy. W ciągu roku mamy  251 dni roboczych. Resztę dni w roku możesz przeznaczyć na zupełnie inne cele. Jak widać czasu po za pracą jest wystarczająco na tyle, żeby dobrze do wykorzystać.

Oszczędzasz: mnóstwo godzin rocznie

 

Comment [01]

  1. Janusz Kamiński
    4 października 2018

    Ja zawsze wieczorem robię plan na następny dzień. No i tak mi się udaje w miarę dobrze rozproszyć wszystkie sprawy. 🙂